RPA智能时代的采购流程革新

采购，是企业正常运转所不可或缺的业务活动之一。其核心要义，则是将资源从资源市场的供应者手中转移到用户手中，这既是一个商流过程，也是一个物流过程。

一个企业的主要关注点之一，就是采购团队究竟将大部分时间花费在了哪些任务上。

通常采购流程会涉及信息收集，询价、比价、议价，评估，索样，决定，请购、订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等等一系列事项。每一环节，都需要耗费大量的时间与精力。如何在这些繁复的环节中实现效率的提升，将是每个企业、团队无法回避的核心议题。

直面采购痛点

企业实际的采购过程中，经常会遇到很多难题。

效率问题。采购流程繁琐、复杂，大型企业往往还要考虑分支机构的采购管理问题，对时间和人力的消耗都极为严重。

沟通问题。需求部门与采购部门如果不能充分沟通，容易造成库存堆积，占用大量流动资金和企业资源。

如今，随着信息技术的深入发展，很多企业选择应用ERP等管理系统，以方便采购、库存等流程的管理。ERP系统的强大，我们毋庸置疑。但有个问题，我们无法回避，即便这是个强大的系统，可仍然需要人工的逐一操作。也就是说，真正需要提速的环节，并没有实现自动化。

为采购找个好帮手

一些企业已经逐渐开始应用机器人流程自动化（RPA）技术来承担管理任务，以使采购部门能够专注于更需要人类做出决策的、高附加值活动。

作为一种软件机器人，RPA会根据已经提前编写好的脚本进行重复、机械式的运转，通过模拟人类的操作，自动化处理当前的人工任务。不仅提高了工作效率，一定程度上还避免了人工操作可能出现的错误。

RPA在采购流程中的优势

●通过自动化整个流程，最大限度地减少人工干预

●实现采购流程全生命周期管控，提高效率

●外挂式部署，实现对企业现有系统最小化影响

●在需要人类做出决策的过程中提供帮助

●有助于为未来制定强有力的审计跟踪（合规要求）

●有助于打破企业各部门间的信息孤岛

●有助于减少人力投入，使其能够专注于其他战略举措。

RPA在采购流程中的应用

●采购申请到采购订单

早些时候，采购团队必须处理采购申请并手动创建采购订单，这通常会带来两个问题，延迟提出采购订单和出错率增加。

通过将RPA集成到采购流程中，团队可以在短时间内完成从提出采购申请到创建采购订单整个流程。一旦提出采购申请，RPA机器人将自动执行工作流，例如评估申请、寻求相关部门主管的批准以及处理提出采购订单的申请。

●需求和供应规划

RPA能帮助组织对需求和供应计划进行端到端管理。它有效消除不同部门之间的信息孤岛，例如管理采购、运输、仓储和库存，并将这些环节作为一个集中的团队进行管理。

RPA在按工作级别划分的任务中特别有用。因此，当机器人检测到仓库中库存已满，它会自动通知采购部门。这有助于采购团队对相关情况进行评估。

●库存管理

库存是每项业务的核心，它是个过程而非结果。组织必须定期监控库存状况，检查是否有足够的库存水平来满足客户的需求。

RPA可以帮助采购团队监控库存水平，通知库存水平何时变低，以便团队可以订购产品，并提供实时报告，帮助团队随时更新库存水平。这有助于他们评估当前的需求并预测未来的需求。

●订单管理

业务订单软件会帮助采购团队跟踪客户的请求，但这通常涉及大量的手动数据录入工作。有时团队无法按时完成业务订单，则会导致收入损失。

为了克服此类损失，并更好地管理业务订单，一些公司已经在其业务订单管理流程中使用RPA。一旦创建和分配订单，RPA机器人就会自动通知采购团队，而团队的相关成员可以将其收集起来执行。一旦订单完成，RPA机器人将关闭业务订单并通知客户状态。

●发票处理

发票处理涉及到发票的端到端管理——从收到发票到在财务系统中过账。手动发票处理在过账前至少涉及15个步骤，这往往会耗费掉采购团队的大量时间，并且极易受到人为错误的影响。

RPA可以有效节省时间并最大限度地减少错误。通过OCR（光学字符识别）技术，RPA机器人能帮助采购团队扫描发票以提取数据，同时根据采购订单自动匹配提取的数据。如果字段匹配，则发票将自动过帐到财务系统。将原来需要15个步骤才能完成的任务，精简到只需四个步骤即可完成。

RPA的出现将解决采购难题，真正实现企业采购“降本提效”的最终目标。